Ma vie en agence

Et paf ! ou comment l’organisation de l’agence prend un nouveau départ

J’ai bourlingué de boîtes en boîtes et dans ma courte mais intense carrière de tout et rien, j’ai vu des entreprises tourner, couler, monter.

J’aime me donner et m’investir corps et âme dans mon entreprise. Alors voir le bateau couler ou stagner alors que vous ramez comme un fou, ce n’est pas des plus encourageants.

Pour certains, c’est mérité. C’est triste, mais quand vous faites semblant de ne pas voir l’incendie en face de vous, c’est que c’est déjà trop tard.

Et à contrario, il y a ce que j’appelle mes entreprises de cœurs. Pour le moment, j’en ai 2. La première est la première entreprise qui m’a accueillie à Paris. Les employés sont trop cools, les patrons sont trop cools, la boîte fait des teambuilding sur iPad (et c’est vraiment trop cool) . Bref, tout est cool et je n’arrive pas à vraiment faire mon bout de chemin à côté. Et pourtant, je sais que je n’ai rien à leur apporter de plus que mon amour et mon organisation rigide et militaire.

La deuxième, c’est mon agence actuelle. Je l’avoue, au début, j’étais plutôt partagée. J’adorais la chef de projet qui m’avait recrutée et je signais dans l’optique de travailler avec elle. Et j’ai découvert les autres. Un microcosme de devs complètement fous, de chefs de projets musicaux et d’un pôle graphique déjanté. Je pensais qu’on était livré à nous-mêmes mais j’ai regardé les patrons se démener pour essayer d’organiser ça. Et ce n’est pas facile.

Personne n’ose vraiment prendre les rênes et tout le monde souffre en silence. Mais voilà, on grossit et ça devient de plus en plus dur.

Je suis dans cette agence depuis septembre 2016 et j’ai pu faire plusieurs constats.

– les projets ne sont pas analysés avant d’être estimés. On estime des maquettes de propale et on les développe.

– les chefs de projets servent littéralement de bouclier. Et c’est tout.

– les graphistes sont cdp, ui, ux, ergonomes, architectes de l’information, ils font le café et passent le balais

– les commerciaux ne s’arrêtent jamais de vendre. JAMAIS.

– les patrons ne gèrent plus le flux et l’organisation.

– Tout le monde râle.

– les devs doivent déduire et comprendre depuis une maquette photoshop ce qu’ils vont devoir coder.

– les devs n’ont pas la même façon de penser que le commun des mortels

– les clients ne comprennent pas, mais, dans le doute, râlent.

Il est temps de mettre de l’ordre à tout ça.

Et la bonne nouvelle, c’est que tout le monde le souhaite ! Autant vous dire que la nouvelle a été très bien accueillie.

Et pour ne pas perdre tout le monde au premier tournant, nous avons travaillé par phases.

Phase 1 : Comment qu’on fait un projet ?

Un produit final, c’est simple, il passe par un tunnel. Le tunnel de la vie du projet. Ce tunnel à deux formes possibles :

En V / en cascade ou en agile.

Comme chez nous, les projets volaient au gré du vent, nous sommes partis sur une bonne vielle méthode en V pour commencer à créer ce tunnel .

Après, tout ce déroule tout seul. Le projet suit son cours et passe de gare de validation en gare de validation jusqu’à la fin.

Ça évidemment, c’est la théorie. La pratique sera bien différente. Évidemment.

Phase 2 : Comment qu’on communique ?

La communication est l’un des points des points noirs de notre agence. (Je suis sûre que nous ne sommes pas les seuls dans ce cas 😉 ). Nous sommes pro – aide. On ne laisse personne dans la mouise, quand il y a un rush, on est là, mais les informations sont compliquées à faire passer d’une personne à l’autre.

Je ne vous raconte même pas entre nous et les développeurs !

La première fois que l’on m’a demandé la clé SSH, j’ai du googler la demande avant de répondre.

Pour faciliter la communication, donc, nous avons penser à faire des fiches. Tout simplement.

Nos projets sont donc divisés en fiches partagées sur Trello pour que toute l’agence puisse y avoir accès. Dessus, on y met :

– 3 ou 4 phrases sur le projet (kezako, de quoi on parle qui est la cible)

– Les coordonnées des clients

– Qui travaille sur le projet (si si, c’est utile, même dans un open space)

– Les accès (toute la partie technique)

– Des liens rapides vers les documents essentiels (invision, Google Drive, CDC …)

– Les checklists qui nous servent de rappel. Ce sont toutes les actions que je dois faire pour terminer mon tunnel projet.

En taggant les personnes et en ajoutant la deadline finale, on a tout pour s’entre-aider !

Phase 3 : Ok, mais après ?

Après, il y a la phase de rentabilité du projet. qui dit pas de vraie orga, dit pas de visibilité sur la rentabilité.

On aime faire plaisir à nos clients. On est très ouvert et nous ne sommes pas avares sur les gestes commerciaux, mais à la fin, nous ne savons pas si le projet a été rentable ou non pour nous.

Et pour avoir cette info, nous comptons nos heures (bien la pointeuse x) )

Ce décompte se fait sur la semaine et on agrège tout ça sur un magnifique fichier Excel.

C’est une vraie machine à gaz ce excel.

Dessus, on a placé les noms de toutes les personnes de l’entreprise et chaque semaine, on ajoute les heures par projets pour calculer les heures passées / heures restantes.

Évidemment, créer notre propre outil qui récupèrerai les données et nous dirais en une seconde si tout va bien, ce serait possible mais … il faut avoir le temps pour développer ça !

Aujourd’hui, tout est théoriquement mis en place. Nous nous engageons petit-à-petit vers ce tunnel et vers des projets mieux organisés et donc des clients toujours plus satisfaits.

Affaire à suivre 🙂

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