Ma vie en agence

Être un (vrai) chef de projet

On en a parlé, j’adore organiser, hiérarchiser, ranger tout ce qui m’entoure (je me soigne, promis). Dans tout ce fatras d’organisation, je me suis rendue compte que personne ne savait vraiment ce qu’était un chef de projet et ce à quoi il servait (je veux dire servait vraiment, pas seulement le côté pare-feu / passe-plat). Alors j’ai décidé de faire une petite introduction remplie de choses totalement obvious mais qui sont bonnes à dire et redire.

Un Chef de Projet, qu’est-ce que c’est ?

Être mi-humain mi-machine, le chef de projet ou CDP se reconnait par la masse de travail qui l’entoure. Vous le reconnaitrez facilement, c’est celui qui coure partout, entre client et équipe et qui croule toujours sous le travail. Non que les autres n’ont rien à faire, mais le chef de projet jongle littéralement avec ses projets tout en gardant le sourire et la joie de vivre (c’est important).

On peut comparer le CDP à un chauffeur de bus. Il embarque tout son petit monde dans son bus et les conduits du début à la fin du projet en toute sécurité. C’est donc sur lui que repose la réussite ou l’échec du projet.

Le Chef de Projet, il fait quoi ?

Le chef de projet est au cœur de l’action. Vraiment au cœur. Il est directement positionné entre le client et l’équipe technique. C’est lui qui porte la voix de l’équipe, c’est donc aussi lui qui fait passer les informations dans un sens comme dans l’autre.

Mais attention, si le cdp est un passe plat, c’est un passe plat intelligent. A lui de prendre l’information telle qu’elle arrive et de la réfléchir, de la traduire. Ce n’est pas parce que le client veut un bouton bleu qu’on va lui coder un bouton bleu. Le cdp se pose les bonnes questions pour avancer correctement. Un bouton bleu, ok. Pourquoi bleu ? Pourquoi un bouton ? Pour quoi faire ? Est-ce adapté ? Est-ce la bonne solution pour répondre au besoin ? Qu’est ce que ce bouton implique ? A quoi est-il relié ? Bref, je vous passe le nombre de questions possibles et inimaginables. C’est au cdp de se poser ces questions parce que personne ne le fera à sa place 😉

En début de projet, le cdp va cadrer les besoins du client. C’est l’un de ses rôles les plus importants. Je ne plaisante pas. Un projet mal cadré est un projet qui va mal tourner et dont les différentes parties seront déçues. Il est donc VITAL que le chef de projet pose les questions avant que le travail ne commence. Je ne vous donnerai pas la liste de questions parce qu’elle est infinie, mais un « pour quoi faire » est déjà une bonne base de départ.

Pendant cette phase de cadrage, le cdp a le droit (et le devoir) de dire « non » à certaines demandes du client. Attention, on ne dit pas « non » juste pour faire chier les gens. Si on dit « non », c’est parce que ce n’est pas la solution la plus adaptée pour le projet en cours. Il faut partir du principe que le client a un besoin mais pas la technique (sinon, il le ferait lui même). Nous, les chefs de projets, nous avons l’expérience des projets passés et nous savons repérer une demande floue/non logique à des kilomètres à la ronde (pas de soucis, ça vient avec le temps). Guider le client en lui exposant un autre point de vue et lui proposer d’arriver à la même conclusion par un chemin différent pourra vous éviter de futures difficultés et lui donnera la preuve que vous vous impliquez dans le projet.

Bien sûr, le cdp, même s’il comprend beaucoup de choses, n’a pas la science infuse. Il ne sait pas tout (encore heureux) et a besoin de consulter son équipe pour obtenir les réponses qu’il cherche. C’est son rôle, en tant que chauffeur de bus, de demander conseil quand il ne sait pas changer la roue. S’il attends, il risque de mettre tout le monde dans la mouise.

Qui compose l’équipe du Chef de Projet ?

Aussi appelée Dream Team, l’équipe du chef de projet se doit d’être complète et bien soudée. Elle est composée :

– Du graphiste. Il a des solutions graphiques et des idées d’interaction. Il va avoir cette habileté à rendre vos fonctionnalités attirantes et à organiser visuellement toute la page. On ne va pas se mentir, souvent, le cdp se retrouve avec un fouillis fonctionnel. Le client va placer les choses comme il les aime mais ça ne veut pas dire que c’est la bonne façon de faire les choses. Le graphiste, lui, sait ce genre de choses. Il sera une aide précieuse parce que c’est sur lui que repose l’effet wahou et l’attractivité du projet.

– Du développeur. Il sait comment se comportent les données. Il a des idées sur comment développer une fonctionnalité. Il a une vision technique du projet et ça, ça vous sauvera la vie. Le client veut toujours pleins de choses, mais certaines demandes ne se font pas (tout simplement parce que ce n’est pas pérenne/faisable pour le projet en cours). Le développeur le sait (si vous vous ne le savez pas). Il sait aussi comment rendre un projet stable et c’est sur lui que repose la vie future du projet (sans leur mettre la pression, bien sûr, s’ils se ratent, on est mal).

– Du commercial. Il a l’habitude de la relation client. C’est lui qui va pouvoir rassurer le client et c’est lui qui demandera des rallonges de budget. Il doit rester votre meilleur ami. On sait tous qu’un projet, ça prend souvent du retard pour une raison ou pour une autre et tous les clients ne le comprennent pas (ne mettons pas tout le monde dans le panier, mais souvent, le projet change un peu, et on se dit à tord que ça ne changera pas la deadline). Un client stressé, c’est un client qui a tendance à être grognon. Et personne n’aime les clients grognons. Le commercial pourra calmer le client et vous laisser plus de marge de manœuvre. C’est sur lui que repose votre liberté de mouvement.

– Du client (si si). Il a une idée plus ou moins précise de ce qu’il veut. C’est son besoin que vous devez traduire et plus vous impliquerez le client, plus il aura la sensation de maîtriser le projet avec vous (et non contre vous). Si le client fait partie de l’équipe chef de projet, c’est parce qu’on a trop souvent tendance à le mettre à l’écart. Ce qui est complètement idiot, voire dangereux. Un client qui partage avec vous, c’est un client qui sera précis dans ses demandes. C’est sur lui que repose la finesse de détail du projet. C’est lui aussi qui donne la validation finale. Il peut être votre pire ennemi tout comme votre meilleur allié, alors prenez bien soin de lui !

Quelle est la relation entre le Chef de Projet et le client ?

Le client et le cdp ont une relation particulière. Ils sont égaux hiérarchiquement. Le client n’est pas roi, il a des questions et vous les réponses. Il est très important de garder ça en mémoire parce qu’on pourrait, par manque de temps, se dire que si le client veut un bouton bleu, je lui fais faire un bouton bleu. C’est partir du mauvais pied de penser ainsi et c’est aussi risque d’allers-retours longs et douloureux pour les deux côtés.

Dites-vous bien que plus vous échangerez avec le client, plus il deviendra votre allié. Et plus le client sera de votre côté et plus il se sentira en confiance. Plus il sera en confiance, plus il sera compréhensif (et notamment sur le retard). C’est aussi pour ça que le cdp se doit d’être transparent avec son client. L’honnêteté joue beaucoup dans le processus de confiance.

Un autre rôle majeur du cdp avec le client, c’est de l’évangéliser. Le client est plus ou moins à l’aise avec les outils informatiques. À vous de le guider et lui donner les moyens de comprendre ce que l’on fait pour lui. Le cadrage et la co-conception du CDC final seront la traduction de votre démarche pédagogique. Faire monter un client en compétence vous permettra de lui faire comprendre qu’on ne claque pas des doigts pour créer un produit.

Une petite conclusion ?

Avec une équipe aussi grande, le cdp ne peut que réussir ses projets. Il faut surtout éviter de se dire qu’on est seul. C’est au cdp d’aller chercher ses équipiers. C’est à lui de les réunir et de les guider. Donc si vous êtes seuls, c’est que vous vous y prenez mal 🙂

Ce n’est pas un métier facile, mais c’est très enrichissant et très formateur. Vous verrez, on augmente vite sa patience, son dynamisme, son organisation et son efficacité.

Et le tout avec le sourire <3

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